Die Hervormer

Sinodale Dienssentrum Derdepoort

Daar word gesê dat ’n organisasie se hoofkantoor sy handelsmerk is. Sedert die laaste maande van 2017 funksioneer die terrein van Gemeente Derdepoort as die Sinodale Dienssentrum se hoofkantoor. Hoe sien dié opset daaruit?

Mnr Piet Beukes, bestuurder: administrasie, verduidelik: Die Sinodale Dienssentrum is verantwoordelik vir ’n verskeidenheid administratiewe dienste wat individuele gemeentes nie kan of wil bekostig nie. Hierdie dienste behels kortliks die volgende: Belastingnavrae en advies; beleggingsnavrae en -inligting; pensioenfondsnavrae en -inligting; mediesefondsnavrae en -inligting; finansiële navrae, en inligting en advies daaroor; en opleiding van kassiere en finansiële komitees.

Die verskuiwing van die Sinodale Dienssentrum was uiteraard ’n geweldige uitdaging en ontwrigting. Daar moes bepaal word of die Kerk weer ’n eiendom moes bekom of een moes huur. Wat word van die Argief? Na maande se wik en weeg was hierdie sake opgeklaar en kon die verskuiwing beplan word.

Die Argief en van die kantore het geskuif na die Erfenisstigtinggebou by die Voortrekkermonument, en die res van die administrasie na die pastorie by die Nederduitsch Hervormde Gemeente Derdepoort. Hier moes die pastorie vinnig omskep word in kantore, parkeerplek moes geïdentifiseer word, afdakke opgerig word en addisionele elektrisiteit aangelê word om in die verhoogde vraag te voorsien.

Hy beklemtoon: Watter deurmekaarspul! En nou na 280 dae? Elkeen het sy/haar gaatjie gekry, geskuif soos dit hom/haar pas en elkeen lewer, soos vantevore, sy/haar insette asof daar geen onderbreking was nie. Die skuif na Gemeente Derdepoort het soos ’n vars briesie deur die administrasie getrek. Vir die meerderheid personeel was die verkeer nie meer so ’n absolute nagmerrie nie. Geen aanhoudende toetergeblaas in ons ore nie. Die werktye wat verloor was as gevolg van optogte deur die stad was nie meer met ons nie.

Met hierdie paar woorde dink ek som dit die trek na Gemeente Derdepoort op, maar ek kan nie anders nie as om elke personeellid te bedank vir hul verstaan van die saak, die ekstra ure wat ingesit is en die wonderlike atmosfeer wat in die nuwe kantore heers. Dankie ook aan elke gemeente vir die verstaan van die situasie en hul samewerking gedurende die tye toe personeel net nie beskikbaar was nie.

Mnr Johan Hattingh, hoofrekenmeester, voeg by: Die hervestiging van die Sinodale Dienssentrum het uitdagings aan elkeen van die personeel gestel. Een van die grootste uitdagings was die trek. Die inpak, uitpak en weer wegpak van die Afdeling Finansies was veral ’n uitdaging met die oudit kort na die einde van die finansiële jaar einde Februarie 2018. Gelukkig was mev Thea Wessels daar om toe te sien dat alles korrek en beskikbaar was vir die oudit. Nog ’n groot uitdaging was spasie. In die Dirk van der Hoffgebou was oral store waar dokumente en toerusting gestoor kon word.  Een van die oplossings was dat al die finansiële dokumente vir die 2017/18-oudit elektronies vir die oudit beskikbaar gestel kon word.

Na 280 dae in ons nuwe kantore word die uitdagings een vir een aangepak en opgelos. Die personeel is baie gelukkig in die nuwe tuiste. Dit was aan die begin vir almal ’n aanpassing om in kleiner kantore te werk. Dit het meegebring dat ons letterlik en figuurlik nader aan mekaar beweeg het. Dit was natuurlik op sigself ’n uitdaging!

Die hervestiging het ook nuwe geleenthede gebied wat ondersoek, geweeg en geïmplementeer moes word. Die hervestiging by Gemeente Derdepoort het ook nuwe ywer en gemoedsrus vir die gemeente gebring.

Die hervestiging was een van die vele aspekte waar kostebesparings oor die lang termyn bewerkstellig kon word. Een van die primêre doelwitte van die hervestiging was besparing  op die kort en lang termyn.

Die Afdeling Finansies wil elke gemeente bedank vir hul geduld en samewerking in die tydperk toe almal ontwrig was. Elke personeellid word bedank wat ten spyte van die ontwrigting die gemeentes se belange eerste geplaas het en gesorg het dat die dienste sonder onderbreking voortgegaan het.

Mev Annelie Short, hoof van Interne Oudit, sê dié afdeling is een van die eerstes wat verhuis het na Derdepoort. Op 7 Mei 2018 het ons ons eerste verjaardag in die nuwe gebou gevier. Ons is baie gelukkig in die nuwe kantore. Die ouditafdeling was vir jare in die kelder weggesteek, so iets eenvoudig soos om by ’n venster te kon uitkyk en buite te kon sien, was so ’n welkome verandering. Dis baie stil en rustig en ver verwyder van die vuil beton van ’n stadsomgewing. Aanvanklik was baie minder spasie die kantoor se grootste uitdaging, maar dit is met die implementering van die eenvormige plastiekhouers vir gemeentes byna uitgesorteer. Tydens die trekproses is die ouditproses vir byna twee maande vertraag, en ’n jaar later is dit steeds ’n uitdaging om hierdie agterstand in te haal met slegs agt personeellede. Maar almal in die kantoor is dit eens dat hierdie skuif na Derdepoort die beste besluit ooit was.

Mev Sarie Roux, bestuurder van die “boekwinkel”, is net so positief oor die veranderinge. Dit was omtrent “die groot trek”, maar nou is ek lekker ingerig in my nuwe boekwinkel. Alles begin so stelselmatig in hul plek te val, die stoor is mooi reggepak en voorraadopnames is ook al agter die rug. Dit is ’n lekker “warm” gevoel hier by ons kantore by Gemeente Derdepoort. Almal wat tot dusver hier kom besoek aflê het, hou van die feit dat dit nou by ’n huis is en sonder die geraas van die besige stad! En as jy bietjie ’n breek wil vat, kan jy lekker deur ons pragtige tuin gaan stap!

Intussen ry die bodes daagliks van Derdepoort na die ander terreine by die Voortrekkermonument, Gemeente Montana en Philadelphia. Die telefoonsisteem tussen die hoofkantoorpersoneel en dié by die Erfenisstigting het nog vele gebreke, en vir sommige personeel is die gedeelde kantore ’n sensitiewe saak, maar die werk gaan onverpoos voort. Die personeel het ongetwyfeld in moeilike omstandighede hul beste gegee!

Die Sinodale Dienssentrum by Derdepoort bestaan uit die volgende personeel: 

Finansies: Johan Hattingh (hoofrekenmeester); Marié van Niekerk (persoonlike assistent vir hoofrekenmeester); Thea Wessels (rekenmeester: interne kontroles, finansiële state en begrotingafwykingsverslae); Annerien Lewis (rekenmeester: dag-tot-dag-aktiwiteite); Alida Bezuidenhout (krediteurekontrole- en beleggingsbeampte); Marilize Bateman (debiteure-invorderaar); Ianthé van Heerden (debiteurebeampte en kassier); en Adri Janse van Rensburg (datavaslegger).

Salarisadministrasie: Marietjie Smith.

Oudit: Annelie Short, Marieta Bodenstein, Wilna Davis, Yolanda Malan, Ria Eksteen, Debora O’Connell, Christiaan van Niekerk en Rina Oosthuizen.

IT, reproduksie en menslike hulpbronne: Jianni Joubert.

Administrasie: Piet Beukes en Susan Moore.

Onderhoud en sekuriteit: Leon Botha, Emmah Mokgoko, Reuben Maloka, Tommy Malan, Raymond Matsekoleng, Elizabeth Malele, Boy Skhosana, Peter Kola, Solomon Sibiya en Maria Moeketsi.

Boekwinkel: Sarie Roux.

(Tessa Oppermann is produksiebestuurder by SENTIK)