Die Hervormer

Ringsvergaderings 2018

Reëlings word tans getref vir 2018 se ringsvergaderings. Omsendskrywes daaroor is reeds aan ring- en gemeenteskribas gestuur.

Direk na afloop van die ringsvergadering, nie later nie as een maand daarna, moet die volgende dokumente aan die Sekretaris: Kommissie van die AKV gestuur word:

1.  Die verslag oor die ringsvergadering na aanleiding van die bespreking van die gemeentelike jaarverslag en besluite wat geneem is. Die verslag aan die Kommissie van die AKV moet kort en kernagtig wees en slegs die inligting bevat wat na die Kommissie deurgegee word vir kommentaar en/of besluit. Dit moet net so in die agenda van die Kommissie van die AKV opgeneem kan word. Geen agenda, notule of besluitebundel moet gestuur word nie. Die verslag is ’n afsonderlike dokument. Die verslag moet nie al die besluite van die ringsvergadering weergee nie, net dié besluite wat die Kommissie se aandag moet geniet.

2.  Die inligtingsvraelys vir opname in die Almanak wat teen die einde van Februarie aan elke gemeente gestuur word. Die ringskriba moet ’n gedrukte of elektroniese kopie van elke gemeente in die ring bekom en saam met die verslag van die ringsvergadering vir die Sekretaris: Kommissie van die AKV aanstuur.

3.  Die inventaris van inligtingsbronne moet ingevul en/of jaarliks opgedateer word. Hierdie inventaris dien as herinnering aan die wetlike verpligtinge wat op die kerkraad en die gemeente se fidusiêre persone rus om inligting rakende die handelinge van die gemeente getrou te bewaar. Sowel die gemeente as die fidusiêre persone kan groot boetes en selfs tronkstraf opgelê word indien hulle nie die voorgeskrewe dokumente bewaar en by navraag beskikbaar kan stel nie. Die inventaris van inligtingsbronne is op die Kerk se webblad beskikbaar (www.nhka.org), en kerkrade kan enige onduidelikheid opklaar deur die Kerkargivaris, mnr Nándor Sarkady, te kontak by 012 322 8885 x3112 of argief@nhk.co.za.

Styl van ringsvergaderings

Ringskommissies word vriendelik versoek om die ringsvergaderings so in te rig dat dit die konsulterende styl van die afgelope twee AKV’s aanneem en nie in ’n droë verslagstyl plaasvind nie. Dit is die Kommissie van die AKV se wens dat die gesprek oor kerkwees in ’n veranderende wêreld op alle terreine binne die NHKA voortgesit word. Die Kommissie kan ringskommissies hieroor van advies voorsien. Ringskommissies word ook vriendelik versoek om goeiegehaltefoto’s tydens ringsvergaderings te neem en dit, met behoorlike beskrywings, aan bladuitleg@nhk.co.za te stuur ter wille van die historiese waarde daarvan.

Nuutverkose skribas

Indien ’n nuwe ringskriba verkies word, word van die uittredende skriba verwag om aan die nuutverkose skriba leiding en bystand te verleen tydens die vergadering en ook daarna, en om dus te help totdat al die vereiste dokumentasie na die Sekretaris: Kommissie van die AKV versend is. Die uittredende skriba dra dus medeverantwoordelikheid vir die afhandeling van die dokumentasie van die betrokke jaar se ringsvergadering.

Indien dokumentasie met die pos gestuur word, doen dit dan per geregistreerde pos, anders kan die dokumente wegraak. Maak ’n afskrif van elke dokument wat aangestuur word. Indien die dokumente nie binne ’n maand na afloop van die ringsvergadering ingehandig is nie, sal daar dadelik by die ringsvoorsitter navraag gedoen word.